W Polsce posiadamy wiele średnich i dużych przedsiębiorstw, które nieprzerwanie się rozwijają, rekrutują nowych pracowników. W takich firmach każde osiem godzin to praca ogromnej liczby osób, które muszą między sobą komunikować się, aby praca przebiegała sprawnie i bezproblemowo.

Sporym ułatwieniem w pracy stały się komórki, dzięki którym można złapać nie jedynie będących w podróży szefów, lecz i wielu pracowników w terenie. Drugim przełomem był oczywiście Internet, który okazał się obecnie podstawą porozumiewania się. Średnie i duże firmy posiadają silnie rozbudowaną strukturę, czestokroć kilka decydujących ludzi i stos dokumentacji do podpisu lub akceptacji. W powyższym temacie też trzeba było odnaleźć rozwiązanie. Nareszcie opracowano elektroniczny obieg dokumentów, który stał się doskonałym wyjściem dla ogromnej liczby przedsiębiorstw. Bodajże nikt nie przewidział, że tak intuicyjny w obsłudze program, może zaoszczędzić tak sporo czasu.

Na czym polega i w czym może pomóc elektroniczny obieg dokumentów? Np. – na ogół wygląda to tak, iż do sekretariatu określonej firmy przychodzą dokumenty różnej maści (umowy, FV, oferty, rachunki, zwykła korespondencja). Przy średnich firmach do zgromadzenia tych pism i ich rozdzielenia starczy jedna osoba, przy większych zakładach staje się do dla niej niewykonalne. Taka osoba musi pójść z określonym dokumentem do konkretnej osoby, uzyskać jej akceptację, następnie udać się do księgowej (dla przykładu – owym pismem jest FV), zostawić do opłaty. Z kolei później owa FV z działu księgowego idzie do archiwum.

Wszystko pochłania bardzo dużo czasu. Elektroniczny obieg dokumentów niezwykle to ułatwia i zmniejsza czas do minimum. Dokument jest skanowany, trafia do programu i… od razu na laptopa osoby z organu decyzyjnego. Ta akceptuje i pismo idzie dalej. Rzecz oczywista to tylko jedna z funkcji (należy wspomnieć o rejestrowaniu i archiwizacji pism, rozliczania prowizji, obiegu informacji powiadamiających, obsługi ofert itd.), ale w obecnych czasach niezwykle istotna.